Sähköisen allekirjoituksen sanotaan olevan paitsi lain edessä pätevä, myös jopa varmempi kuin käsin kirjoitettu. Digitaaliseen allekirjoitukseen liittyvät ennakkoluulot on siis paras heittää paperikoriin.
Palvelussamme sähköinen allekirjoitus syntyy omilla henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, nappia painamalla. Käyttäjätunnus voi olla esimerkiksi sähköpostiosoite ja sen salasana. Se on hyvin huolehdittuna henkilökohtainen ja vahva. On olemassa myös sähköisiä allekirjoitusjärjestelmiä, joissa vahva tunnistautuminen tapahtuu mobiiliavaimella, pankkitunnuksilla tai Väestörekisterikeskuksen myöntämällä varmenteella.
Isännöitsijät, rakennustyömaiden työnjohtajat, suunnittelijat ja valvojat, tiehoitokunnat, urheiluseurat, yhdistykset ja vaikkapa metsästysseurat ja yritysten ja taloyhtiöiden hallitukset voivat siirtyä vaivattomaan, sähköiseen asiakirjojen allekirjoitukseen. Asiakirjan voi allekirjoittaa missä tahansa milloin tahansa. Pahimmassa tapauksessahan asiakirjoja joudutaan lähettämään allekirjoitettavaksi postin välityksellä, ja se on tunnetusti yhä hitaampi ja epävarmempi tapa.
Sähköinen allekirjoitus sallii asiakirjan vahvistamisen etänä, ja silti kumpikin osapuoli voi olla varma siitä, että allekirjoittaja on juuri se kuka hänen pitääkin olla. Järjestelmä myös takaa, ettei kukaan ulkopuolinen voi muuttaa sopimusta jälkikäteen. Se, että allekirjoittajan ei tarvitse fyysisesti siirtyä allekirjoituspaikalle on suuri helpotus monessa mielessä monille ihmisille ja nopeuttaa merkittävästi asioiden käsittelyä.
Suomessa säädettiin laki sähköisestä allekirjoittamisesta vuonna 1999. Sähköinen allekirjoitus on pätevä kaikissa EU-maissa, joissa sen juridinen pätevyys perustuu EU-lainsäädäntöön.
Kevyt ja vahva allekirjoitusprosessi eroavat toisistaan vain allekirjoitushetkellä. Vahvassa tunnistautumisessa käytetään esimerkiksi verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta, kevyessä tunnistautumisessa riittää oma tunnus ja napin painallus, eikä tarvita joistakin järjestelmistä tuttua hiirellä, muovitikulla tai omalla sormella tehtyä allekirjoitusta.
Yrityksessä ja muissa organisaatioissa (urheiluseuroissa, kansalaisjärjestöissä, osuuskunnissa jne.) sähköinen allekirjoitusprosessi etenee niin, että yrityksestä tai muusta organisaatiosta lähetetään sähköposti, jonka liitteenä on allekirjoitettavan tiedoston linkki. Allekirjoittaja vastaanottaa allekirjoituskutsun, siirtyy sisäänkirjautumiseen ja allekirjoittaa asiakirjan.
Lähettäjä näkee tiedot allekirjoitetusta asiakirjasta palvelussa ja molemmat osapuolet voivat halutessaan tallentaa allekirjoitetun asiakirjan palvelusta itselleen. Ja se on siinä! Kevyt tunnistautuminen on juridisesti yhtä sitova kuin vahvaakin tunnistusmenetelmää käyttäen. Tietoturvakin on taattu, jos asiakirjan voivat nähdä ainoastaan allekirjoittajat ja heidän määrittelemänsä tahot.
Vahvan ja kevyen tunnistautumistapojen perustana on EU:n asetus, jossa on määritelty sähköisen allekirjoituksen kolme osaa: luotettavuus, asiakirjan muuttumattomuus ja kolmannen osapuolen arviointimahdollisuus asiakirjan aitoudesta.
Taloyhtiöissä sähköinen allekirjoitus ei ole vielä kovin yleisesti käytössä, mutta vähitellen siitä tulee uusi normaali. Näin tulee eittämättä tapahtumaan myös ainakin suurimmissa urheiluseuroissa, kansalaisjärjestöissä ja yleishyödyllisissä organisaatioissa.
Allekirjoittajat saattavat usein asua kaukana ja eri paikkakunnilla kuin asiakirjan laatija, esimerkiksi taloyhtiön tai tiehoitokunnan isännöitsijä tai yhdistyksen sihteeri. Myös yritysten johtajat ja hallituksen jäsenet saattavat olla hyvinkin hankalasti tavoitettavia, mutta sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus tavoittaa heidät melkeinpä mistä kolkasta maailmaa tahansa.
Kun esimerkkinä käytetään taloyhtiötä, niin sen asioiden hoitamisessa sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää muun muassa sähköisessä muodossa olevien kokouspöytäkirjojen ja tilinpäätösten allekirjoittamiseen. Samoin hoituvat esimerkiksi urakka- tai palvelusopimusten allekirjoitukset. Näin vältytään aikaa vieviltä allekirjoitustilanteilta ja ihmisten pitkienkin matkojen liikkumiselta pelkän nimen kirjoituksen vuoksi.
Pro Pilvipalveluilla on reilusti yli 800 eri kokoisten organisaatioiden käyttöön soveltuvaa työelämässä tarvittavaa lomaketta. Suuri osa näistä vaatii hyväksynnän tai allekirjoituksen, jotkut useampia. Kun monissa organisaatioissa tehdään paljon jokapäiväiseen toimintaan liittyviä asiakirjoja (muistioita, kokouspöytäkirjoja, lupia ym.), niin päädyimme kompromissiin ja suosittelemme useimmissa tapauksissa käytettäväksi kevyttä sähköistä allekirjoitusta. Se on riittävän turvallinen ja pätevä, koska sen käyttö edellyttää ainoastaan kirjautumista palveluun omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanalla.
Organisaatio voi tehdä sopijaosapuolensa kanssa sopimuksen sähköisen allekirjoituksen käyttämisestä kaikissa keskinäisissä asiakirjoissa. Sopimukseen voidaan lisätä myös maininta, että allekirjoitukset on mahdollista kirjoittaa myös kynällä.
Pro PK-Pilvipalvelut Oy on kehittänyt sähköisen allekirjoituspalvelun, joka on tarkoitettu tämän yrityksen järjestelmissä olevien dokumenttien luotettavaan ja helppoon allekirjoittamiseen.
Järjestelmässä käyttäjällä on yksilöllinen käyttäjätunnus, joka yhdessä salasanan kanssa käytettynä toimii tunnisteena. Tunnistetulle käyttäjälle voidaan järjestelmässä näin ollen muodostaa yksilöllinen ja luotettava salasana.
Täten kukin allekirjoittaja saa allekirjoituksen, joka sisältää yksilöidyn allekirjoittajan, allekirjoituksen aikaleiman ja järjestelmän luoman yksilöllisen sähköisen allekirjoituksen. Allekirjoitus perustuu kyseessä olevaan dokumenttiin, ja mikäli sitä muutetaan jälkikäteen, allekirjoitus ei enää ole pätevä.
Kokemuksemme mukaan pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai Väestörekisterin tunnisteella toimiminen on usein työlästä ja jopa mahdotonta, koska tunnukset eivät aina ole saatavilla, eikä monilla ulkomaalaisilla työntekijöillä edes ole näitä tunnuksia. Henkilökohtaisten sähköpostitunnusten käyttö on näin ollen helppoa.
On myös ihan hyvä käytäntö allekirjoittaa esimerkiksi työsopimukset tai vuokrasopimukset perinteisesti käsin, koska tällöin molemmat osapuolet saavat varmasti saman sisältöiset versiot ja allekirjoittajat kohtaavat toisensa ”silmästä silmään”.
Mutta esimerkiksi perehdytys- ja koulutusdokumentteihin, erilaisiin erikoistyölupiin tarvittavat asiakirjat ja muistiot voidaan hyvin allekirjoittaa sähköisesti täysin turvallisesti.
Sähköinen allekirjoitus on monissa tapauksissa kynäkirjoitusta varmempi ja turvallisempi tapa. Useimmiten allekirjoitustapahtumassa ei varmisteta allekirjoittajan henkilöllisyyttä. Allekirjoitus voi tapahtua tilanteessa, jossa allekirjoituksen pyytäjä ei tunne allekirjoittajaa, jolloin väärentämisen mahdollisuus on aina olemassa.
Jos asiakirjoja taas lähetetään normaalisti postissa, pyydetään allekirjoittamaan asiakirjat ja lähettämään ne takaisin, voi allekirjoittaja olla periaatteessa kuka tahansa. Sama koskee vanhanaikaista faksausta ja edelleen käytössä olevaa skannausta. Todellinen allekirjoittaja ei välttämättä ole asiakirjassa mainittu henkilö.
Henkilökohtaisien sähköisten tunnusten käyttö on muita tapoja varmempaa, ja tietenkin erittäin vahvaa tunnistautumista tarvittavissa tilanteissa pankkitunnusten, mobiilivarmenteen tai virallisen sirullisen henkilökortin käyttö on tarpeellista. Läheskään kaikki allekirjoitusta vaativat asiakirjat eivät kuitenkaan tarvitse noin vahvaa tunnistusta ollakseen juridisesti päteviä.
Sähköisen allekirjoitusjärjestelmän luotettavuutta epäillään yleisesti. Usko paperin ja kynän voimaan laillisuuden takaajina istuu meissä vahvana.
Ajat ovat kuitenkin muuttuneet, niin myös tavat allekirjoittaa laillisesti päteviä sopimuksia, suunnitelmia, hankintapöytäkirjoja, työmaakatsauksia jne.
On selvää, että kaikessa toiminnassa on aina myös riskinsä. Rikolliset käyttävät turvallisuusaukot hyväkseen. Tietomurtoja tapahtuu, mutta sähköinen allekirjoitusjärjestelmäkin pysyy turvassa, jos osapuolten järjestelmien tietoturva on riittävän vahva ja jatkuvasti ajan tasalla.
Käyttäjän tietokoneella ei saa olla haittaohjelmia, jotka voisivat varastaa käyttäjän salasanan tai PIN-koodin tai voisivat kopioida salausavaimet. Pahimmillaan tietoturva-aukot voivat johtaa siihen, että luvattomia allekirjoituksia voitaisiin tehdä oikean omistajan nimissä.
Tästä syystä tietoturvasta huolehtimista ei pidä missään olosuhteissa laiminlyödä. Siitä voi yritykselle tai muulle organisaatiolle, myös yksittäiselle ihmiselle, koitua mittaamattomia vahinkoja, joiden korvaaminen voi olla mahdotonta.
Katso palvelun esittely pdf-muodossa tai videona alta.
Katso video yrityksen asiakirjoista ja dokumenttienhallintajärjestelmästä alta tai lataa pdf-muotoinen esitys.
Tutustu dokumenttienhallintajärjestelmäämme osoitteessa:
Katso Pro Perehdytys -palvelun esittely videona alta tai lataa pdf-muotoinen esitys.
Tutustu perehdytysjärjestelmäämme osoitteesta:
Pro Sähköinen allekirjoitus on organisaation helppo ja kustannustehokas sähköinen / digitaalinen allekirjoitus. Hyvä ilmainen sähköinen allekirjoittaminen on mahdollista pilvipalvelumme osana.
Pro-palveluiden hinnat
alk. 199 €
/vuosi/palvelu (alv 0%).
| Lisenssityyppi | 1–9 henkilöä | 10–29 henkilöä | 30–49 henkilöä | 50–99 henkilöä |
|---|---|---|---|---|
| Perus | 199 € / vuosi (1–9 henkilöä) | 299 € / vuosi (10–29 henkilöä) | 499 € / vuosi (30–49 henkilöä) | 699 € / vuosi (50–99 henkilöä) |
| Laaja | 299 € / vuosi (1–9 henkilöä) | 499 € / vuosi (10–29 henkilöä) | 699 € / vuosi (30–49 henkilöä) | 999 € / vuosi (50–99 henkilöä) |
Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja niihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 24%.
Yli sadan hengen lisenssikokonaisuudet sopimuksen mukaan.
Tutustu muihin pilvipalveluihimme täällä!
Pro PK-Pilvipalvelut Oy | Syvälahdentie 13, 83460 Harinjärvi
Myynti: Hannu Hirvonen, GSM
Pro Tietosuoja opastaa ja helpottaa selviytymään toukokuussa 2018 voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoitteista. Asetus edellyttää monien selvitysten, korjaustoimien, ohjeiden, hyvien käytänteiden ja dokumentaation tekemistä.
www.tietosuojajarjestelma.fi
Pro Henkilöstö on pk-yrityksen tai esimerkiksi liiton, järjestön tai yhdistyksen työkalu. Henkilöstöhallinnon vastuuhenkilö voi sen avulla huolehtia koko työsuhteen elinkaaren työhakemuksesta aina työtodistukseen saakka.
www.hr-jarjestelma.com
Pro Riskienhallinta -pilvipalvelu on uusi, helppo ja joustava tapa hallinnoida yrityksen tai yhteisön riskejä.
www.riskienhallinta.org
Pro Vastuullisuus on pk-yrityksen kustannustehokas ja helppokäyttöinen yritysvastuun hallinnointijärjestelmä.
Pro HSEQ on uusi pilvipalvelu, johon on koottu yhteen ja samaan järjestelmään kattavasti arvioitavia HSEQ-asioita. Se on suunniteltu erityisesti niille pk-yrityksille, jotka haluavat kehittää toimintaansa ja tehdä itsestään luotettavan ja houkuttelevan yhteistyökumppanin.
www.hseq-jarjestelma.fi
Pro Perehdytys on pk-yrityksien, yhdistysten ja julkishallinnon perehdytysmateriaalien luontiin ja hallinnointiin suunniteltu järjestelmä.
www.perehdytysjarjestelma.fi
Pro Sähköinen allekirjoitus on organisaation helppo ja kustannustehokas sähköinen / digitaalinen allekirjoitus. Hyvä ilmainen sähköinen allekirjoittaminen on mahdollista pilvipalvelumme osana.
www.digitaalinenallekirjoitus.fi
Pro Työturva on työsuojeluhenkilöstön jokapäiväinen työkalu. Sillä on mahdollista luoda ja hallinnoida kaikille yhteisiä lain velvoittamia tietoja ja dokumentteja. Työelämän lupakortit, koulutukset, luvat ja pätevyydet pysyvät helposti ajan tasalla.
www.tyoturvallisuusjarjestelma.fi
Pro Tulityö on pk-yrityksille ja mm. taloyhtiöille ja isännöitsijöille suunniteltu tulityölupien ja -suunnitelmien sähköinen hallinnointijärjestelmä. Sen käyttö on helppoa ja vaivatonta ja voitte luopua hankalista paperilomakkeista. Palvelu toimii selainpohjaisesti eri laitteilla ja on täysin tietokantapohjainen.
www.protulityo.fi
Pro Työlupajärjestelmä -pilvipalvelu on pk-yritysten työlupien, turvallisuussuunnitelmien ja riskien arviointien luontiin ja hallinnointiin kehitetty pilvipalvelu.
www.tyolupakaytanto.fi
Pro Hiilineutraalisuus on pk-yrityksen kustannustehokas ja helppokäyttöinen yritysvastuun / hiilineutraaliuden hallinnointijärjestelmä. Sen avulla on helppoa arvioida nykytilanne eri näkökulmista ja tehdä määrämuotoinen tyylikäs dokumentaatio asiakkaille tai tilaajille.
www.hiilineutraalius.com
Pro Varautuminen on pk-yrityksille ja julkisyhteisöille tehty helppokäyttöinen ja kustannustehokas pilvipalvelu, jonka avulla voi tehdä varautumissuunnitelman erilaisiin poikkeustilanteisiin.
Pro Koulutus on monipuolinen, mutta helppokäyttöinen verkkokoulutusjärjestelmä organisaatioille, joka haluavat parantaa esim. työturvallisuuden ja esimiesten koulutuksen tasoa.
Pro Ilmoitus on erilaisten organisaatioiden monipuolinen ilmoitusjärjestelmä. Sen avulla työnantaja ja esimiehet, työsuojeluhenkilöstö, henkilöstöhallinto sekä laadunhallinta pystyvät ottamaan vastaan erilaisia ilmoituksia ja toimimaan valmiiksi sovittujen toimintatapojen mukaisesti.
www.poikkeamienilmoitusjarjestelma.fi
Pro Laadunhallinta on erilaisille organisaatioille suunniteltu kevyt ja helppokäyttöinen toimintajärjestelmän alusta, jonka avulla pystytte hallitsemaan usean eri standardin vaatimuksia samalla työkalulla.
www.laadunhallintajarjestelma.fi
Pro Omavalvonta on organisaation monipuolinen omavalvontaan suunniteltu järjestelmä. Sen avulla työnantaja ja esimiehet pystyvät luomaan ja ylläpitämään omavalvontasuunnitelmia sekä niihin liittyviä liitedokumentteja ja riskien arviointeja.
Pro Marjatila on marjatiloille räätälöity työturvallisuusjärjestelmä ja perehdyttämisen täsmätyökalu.
www.promarjatila.fi
Pro Maatila on suomalaisille maatiloille ja useille tuotantosuunnille räätälöity työturvallisuuden, pelastussuunnittelun ja muun muassa perehdyttämisen pilvipalvelu.
www.suomalainenmaatila.fi
Pro Asiakirjat -palvelu on pk-yrityksille kehitetty dokumenttien hallintajärjestelmä, jonka valmiiden sähköisten asiakirjamallien ja -pohjien avulla on helppo hallinnoida oman yrityksen tärkeimpiä perusdokumentteja.
www.asiakirjat.eu
